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邮件短点好还是长点好?

发布时间:2019-06-28 阅读次数:99 次

总有一些“专家”在指导新人写邮件时会要求:“邮件越短越好,客户没有那么多时间去阅读。”试问果真如此吗?假设你是客户,收到了一封邮件只有一句话:“Hello, would you like to attend the Guangzhou Export Commodities Fair?”你会觉得这是一封靠谱、专业的邮件吗?

实际上,更多的事例表明,如果你的长邮件得不到客户回复,很大程度上并不是邮件太长客户没有时间看,而是邮件内容空洞或客户对你的话题根本不感兴趣。

一、短邮件难以融入情绪

邮件过短,虽然阅读变得相对容易了一些,但也会伴随着字里行间情绪的隐匿,使得邮件给人的感觉“冷冰冰的”、“没有人情味儿”。我们可以做一个比较,比如下面两封邮件:

1.

Dear Mr Smith,

Your goods will arrive at port in a week. Please be ready to check.

XXX

2.

Dear Mr Smith,

Good morning. We have received the message that your goods will arrive at port in a week. Please be ready to check. If you have any questions, please feel free to contact me.

I wish you every success in your work.

XXX

相信大部分客户都会更喜欢第二封邮件:你能从中感受到业务员对你的关心和敬业的态度,以及问候当中满满的人情味。虽然第一封邮件中也有“dear”、“please”等表达客气的单词,但总会让人觉得“少了些什么”。

二、短邮件难以制造更多话题

相较于长邮件,短邮件的内容会受到篇幅限制而难以融入更多的话题。比如同样的报价邮件,长邮件就可以附上产品介绍、图片、优势、优惠等信息,甚至还可以进行不同型号对比,让客户直观且方便地挑选自己需要的产品。而短邮件为了“短”,就必须省略许多“边边角角”的内容,虽然达到了短的目的,但很有可能“没说清楚”,造成客户的困惑。这样一来客户还需要再发邮件来询问不明白的地方,反而更加浪费了客户的时间。

三、应相信客户的阅读水平

几乎所有在大公司工作的员工都接受过高等教育,有些甚至具有博士学位。因此我们不应该首先假设客户的阅读能力很差(认为邮件越短越好,实际上是在潜意识中把客户放在了弱势地位,认为他们没有阅读长文章的能力。除去中东,非洲这类地区的一些小型企业主之外的客户,我们都应该相信客户的阅读速度和水平。

即使客户真的认为你的邮件过长,那首先也应该反思自己的邮件是否写得枯燥乏味、没有吸引力,而不是立刻质疑客户对于长文章缺乏耐心。

四、邮件长短并没有固定标准

实际上,作为传达信息的载体,邮件的长短并不需要一个固定标准。语言是为内容服务的,如果你的邮件内容能够完整表达需要的信息并有助于接收者的理解,那么写长邮件还是短邮件并不重要。

因此我们在训练自己的邮件写作水平时重点应放在以下几个方面:

1.是否完整表达了需要传递的信息;

2.表达是否清晰;

3.语言是否简洁、明确、没有多余废话;

4.表达是否得体、称呼及敬语是否用对;

5.是否没有错别字(可使用邮箱自带的拼写检查);

6.格式是否正确无误;

7.收件人、抄送方邮件地址是否正确;

8.邮件标题是否具有一定吸引力。

把握好以上几个方面,你就能写出让客户“想不回复都不行”的优秀邮件,并且能够让客户感受到你的专业态度并放心与你合作下去。

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