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电子邮件归档如何帮助您解决一些典型的Microsoft Outlook问题

发布时间:2021-03-18 阅读次数:6256 次

企业用户通常在使用Microsoft Outlook时,经常会遇到下面的问题:


Outlook响应缓慢。


损坏的PST文件阻止Outlook正常启动。


如果邮箱存储空间不足,则Outlook将不允许用户发送或接收更多电子邮件,直到用户删除较早的邮件为止。但这可能又会导致合规性,业务连续性和信息管理方面的问题。


如果Outlook的性能下降,则在邮箱中搜索较早的条目会浪费不必要的时间。


IT管理员被迫对本地或远程用户的PC进行故障排除,以查找可能损坏的PST文件。

这些问题的原因通常很简单:邮箱溢出。作为公共云提供商的微软向其客户提供了具有数十GB数据的邮箱(O365邮箱拥有至少50 GB的存储容量,最高可达100 GB)。但是,大多数用户习惯性地将电子邮件保留在其邮箱中更长的时间,并且迟早会耗尽可用空间。这要求IT部门必须在“内部”维护存储,以及适用于各种云服务商提供的无限的存储。

 

以上问题的原因就是大量电子邮件会损害Outlook客户端的性能。另外,PST文件一旦达到一定大小,就会引起问题,这是众所周知的。损坏的PST文件可能会阻止Outlook启动。

 

如果要优化Outlook安装的性能,则应尝试减少存储在用户邮箱中的数据量(提示:邮件的附件会很快增加邮箱的配置限制)。但是,鉴于可能要考虑的法规要求,仅删除旧的电子邮件不是一个好主意。应该改为归档电子邮件

 








归档邮件也有两个选择:

1.Outlook或Exchange Server中提供的本机归档选项。

● 自动存档

AutoArchive是Outlook中过时的功能,它使用户可以将电子邮件转移到PST文件,然后将其存储在硬盘上(文件/信息/工具/邮箱清理/自动存档)。但是,PST文件本身可能会导致多个问题:它们易于损坏,难以备份,并且需要IT管理员投入大量时间和精力。


 归档按钮

此按钮允许Outlook用户将电子邮件从其邮箱移动到存档文件夹。但是,“存档”按钮不能满足公司的专业存档要求。尽管它可能属于归档名称,但实际上所有功能只是将电子邮件传输到单独的文件夹中,即邮件不会移至安全且独立的特殊存档中。结果,不是减少总邮件量,而是所有用户所做的就是将邮件散布到各个文件夹中。


● 就地归档

在本地运行Exchange Server的IT部门可以为任何用户邮箱创建个人或“就地”归档(由IT管理员完成),从而实现最佳集成水平Exchange Server和Outlook中的归档功能。但是,此类归档可能会对IT基础架构提出大量额外的要求,尤其对于中小型企业而言,这可能是一个挑战。与使用Exchange Online或第三方解决方案进行存档相比,电子邮件保留选项可能非常有限。此外,由于仅是现有邮箱存储的扩展,因此很难满足有关电子邮件合规性的要求。


● Exchange在线归档(EOA)

Microsoft 365的用户具有一个在线存档,该存档在Outlook的左窗格中显示为单独的邮箱。您可以使用邮箱随着时间的推移保留较旧的电子邮件,以便控制主要Outlook邮箱的大小。但是,此功能仅包括在特定的Microsoft 365计划中,并且可能需要添加为付费服务。

市场研究机构Osterman Research建议使用独立归档软件或适当的托管服务来保护O365数据。

 

2.来自专业电子邮件归档解决方案可以增强Outlook的性能

● 电子邮件合规

强大的电子邮件归档解决方案是电子邮件管理的重要组成部分,因为它使企业能够集中保存电子邮件并在多年内保持它们的可用性和可检索性,尤其是在您定义了电子邮件保留策略的情况下。此外,数据隐私法规越来越重要,这也增加了复杂性。

尤其是在美国(但不是唯一),在电子数据展示过程中使用电子邮件作为诉讼证据并不罕见。您应该考虑您选择的电子邮件归档解决方案是否具有必要的功能支持您对电子邮件的合规性需求。


● 防止数据丢失

无论是出于偶然还是出于恶意,如果员工删除关键业务电子邮件,数据丢失通常会在其他方面造成问题。借助用于电子邮件的归档解决方案,您可以存储所有现有邮件以及将来发送或接收的所有邮件的副本,甚至可以在它们未送达之前进行存储。


● 减轻IT部门的负担

使用归档解决方案,您可以通过IT部门减少电子邮件管理的工作量和成本。一方面,您的IT团队不再需要处理从备份或电子邮件服务器还原单个电子邮件的问题。另一方面,外包电子邮件意味着您可以大大减少存储需求。


● 提高生产率

归档解决方案极大地提高了您访问电子邮件中存储的信息的速度,从而提高了单个用户的工作效率。例如,MailStore Server电子邮件归档解决方案的用户可以通过自助功能访问其档案,借助快速的全文本搜索工具查找电子邮件,并在没有IT帮助的情况下还原这些电子邮件。此外,通过减少邮箱中的电子邮件数量,可以优化Outlook客户端的性能。


总结:如果要增强Microsoft Outlook的性能,则应尝试减少存储在员工邮箱中的数据量。由于法规或法定法规以及合规性要求,简单地删除电子邮件可能是一件危险的事情,从而导致严重的问题。将电子邮件永久存储在单独的归档系统中更有意义。

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