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邮件归档-准备好了吗？
企业信息风险管理—-邮件归档，你准备好了吗？
商界专家认为：评价一个企业家，不只是看他赚多少钱，而是能够事先做好风险管理，才是首要。而在CIO眼中，企业邮件数据灾备则成为风险管理中重要的一环。
9·11事件、印度洋海啸让CIO意识到系统备份和异地容灾的重要性，安然帝国的倒塌、世通丑闻的曝光以及中国萨班斯法案（C-SOX）的问世，使得CIO们又不得不对企业电子邮件的归档问题严阵以待。
起初，电子邮件归档问题随着遵从法规和公司内部的需求而出现。在金融方面，监管部门要求信息透明化，信息数据需保留七年，以备审计；随着公司业务的增大，数据备份渐渐不能满足随时查找的需求，于是电子邮件归档浮出水面。
邮件归档是对邮件数据进行归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理。当数据停止改变或不 被频繁使用时，通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上，使之存于日常的备份窗口外；当需要时，可以即时获取所需数据并快速搜索。为企业电子邮件 的法规遵从和规则的执行，实现了高度集成化、中心化，并可实现实时监测等功能。
分析机构Osterman Research的研究统计显示：“人们已经认识到对电子邮件进行系统归档已经从大型企业走向中小型企业。”那电子邮件归档给企业带来的又是什么呢？
从企业内部来说，公司内部的策略管理、知识库管理和存储节省的考虑等是主要因素，这样就可以帮助企业长期保留数据，当遇到突发情况时可以实时查询、搜索， 让企业随时找到需要的数据，而且还可以对数据进行集中化管理，给管理员减少不必要的麻烦，同时也遵守了相应的法规，可谓一举多得。
从企业外部来说，随着利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，欧美一些国家相继制订了一系列法规。欧美众多政府法规(例如萨班斯法案)已经明确提出公司 内电子邮件的电子发现和法规遵从方面的规定，要求上市公司保留所有业务记录，包括电话录音、电子记录和邮件在内，不少于5年。另外上市公司和注册会计师事 务所须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息不少于7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也要保留7年。 这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能给企业带来的风险将无法预计。
我国也开始制定一系列法规，其中包括《公务电子邮件归档与管理规则》、《企业内部控制基本规范》，对国内企业和机构的电子邮件归档做出了明确的规定。 所以无论在实现信息保存、优化存储、快速搜索、完善公司策略管理还是法规遵从等诸多方面来看，电子邮件归档都是大势所趋。CIO们，邮件归档势在必行！
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